招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會項(xiàng)目管理辦法(試行)

第一章 總則

  第一條 為加強(qiáng)招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會(以下簡稱“基金會”)的項(xiàng)目管理，提高項(xiàng)目的質(zhì)量、效率和一致性，建立科學(xué)、規(guī)范、高效的管理模式，保障捐贈方、基金會和受益方的合法權(quán)益，根據(jù)國務(wù)院《基金會管理?xiàng)l例》和《招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會章程》，制定本辦法。

  第二條 基金會的項(xiàng)目選擇與實(shí)施堅(jiān)持公開、公平、透明的原則，最大限度地發(fā)揮慈善公益效應(yīng)。

  第三條 項(xiàng)目定義

  (一)合作項(xiàng)目: 指由基金會根據(jù)本辦法對合作方予以資助，并由合作方實(shí)際執(zhí)行的慈善公益項(xiàng)目;

  (二)自行開展項(xiàng)目：指由基金會根據(jù)本辦法自行直接組織、策劃和實(shí)施的慈善公益項(xiàng)目。

  第四條 本管理辦法適用于基金會所有項(xiàng)目之管理。

  第五條 項(xiàng)目應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定，符合基金會章程規(guī)定的宗旨、目的和業(yè)務(wù)范圍，同時考慮受益人的需求。

第二章 項(xiàng)目管理

  第六條 基金會項(xiàng)目規(guī)劃管理部(以下簡稱“項(xiàng)目部”)與項(xiàng)目合作伙伴協(xié)商，或通過網(wǎng)站等渠道向社會公開發(fā)布的方式，每年征集項(xiàng)目意向書，及/或自行組織和策劃項(xiàng)目意向書，整合及形成初審意見。由秘書處根據(jù)項(xiàng)目部初審意見編制年度計(jì)劃預(yù)算，報秘書長審核，經(jīng)理事會審批后予以公示。

  第七條 年度計(jì)劃外的預(yù)算，按資金額度分級審批：

  (一)80萬元人民幣(不含)以上的項(xiàng)目，由秘書處提出申請，秘書長審核，報執(zhí)行副理事長初審后，報理事會審批;

  (二)80萬元人民幣(含)以下，5萬元人民幣(不含)以上的，由秘書處提出申請，秘書長審核，報執(zhí)行副理事長初審后，理事會授權(quán)理事長審批;

  (三)5萬元人民幣以下(含)，由秘書處提出申請，秘書長初審后，理事會授權(quán)執(zhí)行副理事長審批。

  第八條 項(xiàng)目方案是項(xiàng)目部根據(jù)已獲審批的年度計(jì)劃或年度計(jì)劃外預(yù)算，組織申請機(jī)構(gòu)編制，根據(jù)本辦法報送核批的具體項(xiàng)目執(zhí)行方案。

  由基金會自行開展的項(xiàng)目，基金會項(xiàng)目部為申請機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)，應(yīng)遵守本辦法的相關(guān)規(guī)定。

第三章 項(xiàng)目方案申報與核批

  第九條 項(xiàng)目方案申報，申請機(jī)構(gòu)或團(tuán)體應(yīng)符合下列條

  件：

  (一)依法注冊且有效存續(xù)或具備完全民事行為能力的志愿者組成的團(tuán)體，近三年內(nèi)無不良記錄;

  (二)有詳細(xì)科學(xué)的項(xiàng)目建議書;

  (三)有符合項(xiàng)目管理要求的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)和管理機(jī)制;

  (四)配備專業(yè)財務(wù)人員，財務(wù)管理規(guī)范，能保證專項(xiàng)核算、?？顚Ｓ?。

  第十條 項(xiàng)目方案申報須填寫基金會項(xiàng)目建議書，項(xiàng)目建議書包括但不限于以下內(nèi)容：

  (一)項(xiàng)目名稱、申請機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)的介紹，包括機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)的類型、性質(zhì)、使命與愿景、受助對象、組織架構(gòu)、人員情況、正在開展的項(xiàng)目和已經(jīng)完成的項(xiàng)目情況介紹等;

  (二)項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)介紹，包括申請機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)主要成員簡歷和相關(guān)資質(zhì)證明，以及成員在項(xiàng)目中的職責(zé)與分工等;

  (三)項(xiàng)目賬戶信息和資金管理流程;

  (四)項(xiàng)目介紹，包括項(xiàng)目的立項(xiàng)依據(jù)，實(shí)施時間、地點(diǎn)、周期、方法、主要活動，和受助人群等;

  (五)項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目執(zhí)行時間表;

  (六)項(xiàng)目實(shí)施所要達(dá)到的預(yù)期效果和評估指標(biāo);

  (七)項(xiàng)目監(jiān)測評估及檔案管理。

  第十一條 申請機(jī)構(gòu)如已注冊須提交主體資質(zhì)證明、機(jī)構(gòu)章程等內(nèi)部管理文件以及其他必要文件;如還未注冊的機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)，需提交相關(guān)證明文件以及其他必要文件。

  第十二條 一年期(含本數(shù))以下項(xiàng)目，須提交項(xiàng)目本年度方案;一年期以上項(xiàng)目，須提交項(xiàng)目整體方案和本年度方案。

  第十三條 基金會項(xiàng)目部工作人員負(fù)責(zé)對項(xiàng)目方案進(jìn)行初審，初審時應(yīng)考慮如下因素：

  (一)申請機(jī)構(gòu)或團(tuán)隊(duì)是否具備實(shí)施項(xiàng)目相關(guān)資質(zhì);

  (二)項(xiàng)目設(shè)計(jì)是否符合基金會的戰(zhàn)略和年度計(jì)劃;

  (三)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行能力;

  (四)項(xiàng)目的可操作性和可推廣性;

  (五)對項(xiàng)目慈善公益效果的預(yù)期評價。

  初審是項(xiàng)目方案評審的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，項(xiàng)目部工作人員收到申請文件后，應(yīng)通過約談、訪談、現(xiàn)場調(diào)查等方式進(jìn)一步了解申報項(xiàng)目方案的詳細(xì)情況。對首次申請的項(xiàng)目方案，應(yīng)重點(diǎn)審核項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行能力和預(yù)期慈善公益效果。

  第十四條 項(xiàng)目部工作人員對項(xiàng)目方案初審?fù)ㄟ^后，提交秘書處進(jìn)行復(fù)審。秘書處根據(jù)項(xiàng)目情況可安排調(diào)研或復(fù)審會，復(fù)審會成員由公關(guān)部、財務(wù)部、法務(wù)部的工作人員組成，會議由秘書長或其授權(quán)人主持，由項(xiàng)目部邀請申請方陳述，必要時可邀請外部專家參與。

  第十五條 項(xiàng)目方案評審中，基金會可根據(jù)需要，要求申請機(jī)構(gòu)對申報項(xiàng)目進(jìn)行補(bǔ)充說明或提交補(bǔ)充資料。

  第十六條 復(fù)審?fù)ㄟ^的項(xiàng)目方案，由項(xiàng)目部根據(jù)預(yù)算額度，按以下分級提交核批：

  (一)年度預(yù)算10萬元人民幣(不含)以上項(xiàng)目，經(jīng)秘書處報理事長核批;

  (二)年度預(yù)算10萬元人民幣(含)以下項(xiàng)目，經(jīng)秘書處報執(zhí)行副理事長核批;

  第十七條 對于第十六條的項(xiàng)目方案核批，項(xiàng)目部門應(yīng)當(dāng)提交所有項(xiàng)目相關(guān)的材料予以審核，并根據(jù)核批要求補(bǔ)充相應(yīng)的材料。

  第十八條 已完成核批程序的項(xiàng)目方案，由基金會與申請機(jī)構(gòu)簽訂《項(xiàng)目合作協(xié)議》或《捐贈協(xié)議》，并將項(xiàng)目方案作為必須之附件。

  第十九條 年度計(jì)劃內(nèi)及年度計(jì)劃外的項(xiàng)目方案申報與核批，均適用本章有關(guān)的規(guī)定。

第四章 項(xiàng)目財務(wù)

  第二十條 項(xiàng)目撥款計(jì)劃由基金會項(xiàng)目工作人員與項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)根據(jù)項(xiàng)目活動周期協(xié)商安排，并在《項(xiàng)目合作協(xié)議》或《捐贈協(xié)議》中作出相應(yīng)的約定，可視乎項(xiàng)目需要以一次性或分批撥付。

  第二十一條 首批資金于項(xiàng)目協(xié)議簽訂后撥付。若需分批撥付，后續(xù)資金根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況撥付，撥付時執(zhí)行機(jī)構(gòu)須提交項(xiàng)目進(jìn)展報告和財務(wù)報告。必要時酌情保留項(xiàng)目預(yù)算的5%至10%作為尾款，于執(zhí)行機(jī)構(gòu)提交驗(yàn)收合格的結(jié)案報告后予以撥付。

  第二十二條 因自然災(zāi)害等突發(fā)性原因發(fā)生的資助項(xiàng)目、額度特別小的資助項(xiàng)目等可根據(jù)具體情況決定付款的時間、次數(shù)及比例。

  第二十三條 項(xiàng)目部工作人員根據(jù)項(xiàng)目協(xié)議約定時間，在符合項(xiàng)目撥款條件的前提下，根據(jù)第十六條分級核批原則，以簽報方式報送核批，填寫付款申請單，并跟蹤撥款流程。

  第二十四條 基金會財務(wù)部在收到完整的撥款核批材料后方可安排撥款，完成核批后的撥款時間一般不超過十五個工作日。

  第二十五條 收到項(xiàng)目撥款后，項(xiàng)目部工作人員應(yīng)要求項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)在十五個工作日內(nèi)向基金會財務(wù)部提供合法合規(guī)票據(jù)。

第五章 項(xiàng)目執(zhí)行

  第二十六條 項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)制定嚴(yán)格的項(xiàng)目管理制度，建立高效的項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，認(rèn)真履行項(xiàng)目協(xié)議。

  第二十七條 項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照項(xiàng)目協(xié)議的約定，落實(shí)配套資金及配套條件，并嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目資金預(yù)算。

  第二十八條 建立項(xiàng)目定期報告制度：

  (一)執(zhí)行機(jī)構(gòu)須在12月底前提交當(dāng)年項(xiàng)目年度報告;

  (二)分批撥付的項(xiàng)目，在撥付前須提交已撥付款項(xiàng)的財務(wù)報告和進(jìn)展報告;

  (三)項(xiàng)目完成后，應(yīng)提交項(xiàng)目結(jié)案報告和結(jié)案財務(wù)報告。項(xiàng)目結(jié)案報告應(yīng)包括如下內(nèi)容：項(xiàng)目基本情況、執(zhí)行情況、受益方情況、慈善公益效益評估等。

  第二十九條 基金會項(xiàng)目部工作人員具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目的前期調(diào)查、篩選、項(xiàng)目編制、簽約、實(shí)施和監(jiān)督管理等事宜。

  第三十條 項(xiàng)目部工作人員應(yīng)通過電話、電郵等方式與執(zhí)行機(jī)構(gòu)保持積極有效的日常溝通，及時跟進(jìn)、了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，確保項(xiàng)目的順利實(shí)施。

  項(xiàng)目部工作人員應(yīng)促使及監(jiān)督項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)遵照本辦法的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行項(xiàng)目，并在有關(guān)協(xié)議中予以落實(shí)相關(guān)要求，促使及監(jiān)督項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)根據(jù)協(xié)議履行義務(wù)，按照約定方式使用資金。對于自行開展的項(xiàng)目，有關(guān)的監(jiān)督職能相應(yīng)由秘書處履行。

  第三十一條 項(xiàng)目部工作人員可根據(jù)需要，與項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)溝通后對項(xiàng)目實(shí)施情況進(jìn)行現(xiàn)場檢查，必要時可聘請外部專家進(jìn)行協(xié)助，執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)積極配合。

  第三十二條 檢查完畢后，項(xiàng)目部工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)填寫檢查報告，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，報基金會秘書處審核同意后向項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)提出并要求落實(shí)整改建議。

  第三十三條 基金會根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定定期或不定期對資助項(xiàng)目進(jìn)行財務(wù)檢查，對重大項(xiàng)目實(shí)施專項(xiàng)審計(jì)。

  第三十四條 項(xiàng)目的調(diào)整及終止：

  (一)如項(xiàng)目因所處自然、社會環(huán)境等因素(如自然災(zāi)害、政策變動)，而導(dǎo)致項(xiàng)目需要調(diào)整或終止的，項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)須報基金會審核批準(zhǔn);

  (二)項(xiàng)目如需延期六個月內(nèi)(不含本數(shù))，由秘書長批準(zhǔn);如需延期六個月以上(含本數(shù))，由執(zhí)行副理事長批準(zhǔn);

  (三)如項(xiàng)目總體預(yù)算需上調(diào)，根據(jù)本辦法第七條年度計(jì)劃外預(yù)算的規(guī)定，項(xiàng)目部工作人員協(xié)助項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)編制有關(guān)書面方案及提供相關(guān)證明材料，分級報執(zhí)行副理事長、理事長或理事會批準(zhǔn);

  (四)項(xiàng)目預(yù)算中直接捐贈科目預(yù)算不得調(diào)整到項(xiàng)目執(zhí)行或項(xiàng)目管理科目中;

  (五)在不影響項(xiàng)目整體產(chǎn)出的前提下，直接捐贈、執(zhí)行或管理科目內(nèi)(間)預(yù)算變更：1、不超過原二級科目預(yù)算金額10%(含本數(shù))的調(diào)整，由執(zhí)行機(jī)構(gòu)自行變更，變更后及時向項(xiàng)目官員報備;2、超過10%(不含本數(shù))，不超過20%(含本數(shù))的調(diào)整，須報基金會，由秘書長批準(zhǔn)后執(zhí)行;3、超過20%(不含本數(shù))的調(diào)整，須報基金會，由執(zhí)行副理事長批準(zhǔn)后執(zhí)行;

  (六)項(xiàng)目終止須提交書面申請，根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算額度，報基金會逐級審批;

  (七)因項(xiàng)目的調(diào)整或終止，已撥付資金或財產(chǎn)如有剩余的，項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)于調(diào)整或終止后的二十個工作日內(nèi)退回基金會。本條不適用于項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)違約的情形。

  第三十五條 項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后，如有資金結(jié)余，項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)退還至基金會，或者由執(zhí)行機(jī)構(gòu)將結(jié)余資金用于與原公益目的相近似的目的，但執(zhí)行機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)向基金會提交《項(xiàng)目結(jié)余資金使用申請書》及《項(xiàng)目結(jié)余資金使用預(yù)算申請表》，經(jīng)基金會批準(zhǔn)后可使用結(jié)余資金。結(jié)余資金使用周期原則上不超過六個月，執(zhí)行結(jié)束后，執(zhí)行機(jī)構(gòu)須提交《項(xiàng)目結(jié)余資金使用情況報告》及《項(xiàng)目結(jié)余資金使用報表》。

  第三十六條 因項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)違反協(xié)議，導(dǎo)致資金被濫用、項(xiàng)目無法妥善完成或項(xiàng)目的目的無法達(dá)到，基金會應(yīng)追究有關(guān)機(jī)構(gòu)的違約責(zé)任及/或其他法律上的責(zé)任。

  如因上述違約引致項(xiàng)目或協(xié)議的調(diào)整或終止，基金會應(yīng)當(dāng)要求項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)根據(jù)協(xié)議退回相應(yīng)的款項(xiàng)，并賠償有關(guān)的損失。

第六章 項(xiàng)目檔案

  第三十七條 基金會設(shè)專員負(fù)責(zé)項(xiàng)目的檔案管理工作，項(xiàng)目部工作人員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案編制。在項(xiàng)目啟動后，項(xiàng)目部工作人員應(yīng)立即設(shè)立項(xiàng)目檔案管理清單，并按期收集整理好檔案交檔案專員管理，檔案專員負(fù)責(zé)督促項(xiàng)目檔案的定期歸檔，并永久保存。

  第三十八條 項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目的申請、評審、實(shí)施、監(jiān)督管理過程中直接形成、具有一定的保存價值、體現(xiàn)為文字、圖表、聲像、電子數(shù)碼等不同形式、不同載體的歷史紀(jì)錄。

  第三十九條 項(xiàng)目檔案至少應(yīng)包括如下內(nèi)容：項(xiàng)目申請文件、評審文件、項(xiàng)目建議書、監(jiān)督檢查報告、項(xiàng)目定期報告(進(jìn)展報告和財務(wù)報告)、結(jié)案報告等。項(xiàng)目檔案應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案，兩套檔案同時備存。

  第四十條 根據(jù)相關(guān)的法律、法規(guī)和制度，如有特定的檔案管理要求，檔案管理專員、項(xiàng)目部工作人員須嚴(yán)格予以遵守及適用。

第七章 法律責(zé)任

  第四十一條 項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)對基金會負(fù)有誠信義務(wù)，應(yīng)誠實(shí)履行慈善公益項(xiàng)目，通過項(xiàng)目實(shí)施充分發(fā)揮資助資金的慈善公益效用，實(shí)現(xiàn)《招商局漳州開發(fā)區(qū)社區(qū)基金會章程》中規(guī)定的宗旨;項(xiàng)目申報、實(shí)施中如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行機(jī)構(gòu)提交虛假資料、濫用、挪用資金等重大問題，基金會可隨時中止或終止項(xiàng)目協(xié)議，并依法追究執(zhí)行機(jī)構(gòu)及相關(guān)人員的法律責(zé)任。

  第四十二條 基金會人員應(yīng)當(dāng)遵守法律法規(guī)、規(guī)章制度、勞動紀(jì)律和職業(yè)道德，忠誠履行工作職責(zé)，不得利用職權(quán)謀取私利。工作中如發(fā)現(xiàn)有影響項(xiàng)目申報、評審、實(shí)施與管理或其他方面的不當(dāng)行為，由基金會提出批評，造成嚴(yán)重后果的，可由基金會解聘、辭退。

第八章 附則

  第四十三條 本辦法自印發(fā)之日起實(shí)施，試行期一年。

  第四十四條 本辦法由基金會秘書處負(fù)責(zé)解釋。